Dynamics 365 Business Central [Sparet tid og forbedret cashflow]

Læsetid: 5 minutter

Microsoft Dynamics 365 Business Central blev lanceret i April 2018, seneste version er frigivet i april 2019. Business Central er i bund og grund en cloud version af NAV – altså hvor styrken ligger på økonomi delen.

I dette indlæg belyser vi en kundecase med Dynamics 365 Business Central vi har gennemført.

Situation og udfordring

Kunden, der henvendte sig, er en virksomhed der har en online finansiel serviceydelse de levere til en række af kunder.

Udfordringen de stod med var, at deres ordre proces var meget tung, idet de havde en del manuelle steps og dermed brugte meget tid på at håndtere køb fra både nye og eksisterende kunder.

Der gennemføres i gennemsnit 12 køb om dagen, hvor beløbsstørrelsen på ordrerne varierer fra 250kr op til større beløb på +20.000kr.

Deres eksisterende løsning og setup var baseret på et eget udviklet faktura system, hvor faktura blev oprettet manuelt. Selve ordreafgivelse og bestilling foregik gennem deres hjemmeside som var en skræddersyet .net løsning.

Overordnet så flowet således ud:

Kunden ønskede en løsning der kunne reducere eller fjerne dele af det manuelle arbejde i deres nuværende proces. Ligeledes ønskede de at få en mere standardiseret løsning til håndtering af deres fakturering og økonomi således de kunne udfase deres egenudviklet faktura system.

Løsning

Baseret på kundens behov, så blev det besluttet at implementere Microsoft Dynamics 365 Business Central som økonomistyrings system i virksomheden. Baggrund for valget af denne løsning var, at kunden i forvejen havde erfaring fra tidligere versioner af Navision (NAV). Microsoft Dynamics 365 Business Central er en ren cloud løsning der udspringer af NAV.

Antal af varer og funktioner på deres nuværende skræddersyet website var meget begrænset. Ligeledes var der ikke udsigter til, at dette behov ville ændre sig indenfor den nærmeste fremtid. Derfor blev det besluttet IKKE at implementere en e-commerce løsning sammen med Dynamics 365. Men i stedet at holde fast i nuværende løsning og integrere den til Dynamics 365. Man vurderede at en e-commerce løsning ville være overkill i forhold til kundens behov.

Den nye proces kom til at se således ud:

Og indeholdt følgende produkter i den samlede løsning og arkitektur

• Indløseraftale og betalingsgateway via Clearhaus og Quickpay (til betaling)
• Dynamics 365 Business Central (til økonomistyring)
• Opdatering af eksisterende egenudviklet website/webshop. Opgraderet til Microsoft .net Core 3.0 med Angular frontend, integreret til Dynamics 365 Business Central via standard API’er samt til Quickpay betalingsgateway

Fra første kundemøde til behovsafdækning, løsningsvalg, opsætning af Business Central, udvikling og integration, test, implementering og go-live gik der samlet 8 uger.

Resultat

Kunden opnåede følgende 3 resultater og fordele gennem den nye løsning:

• Fremtidssikret økonomisystem
• Forbedret cashflow
• Sparet tid

Fremtidssikret økonomisystem

Microsoft Dynamics 365 Business Central er hostet i cloud og en standard løsning fra Microsoft der løbende opdateres. Ved implementering af denne har kunden fået en løsning der dækker en række af deres basis processer og dermed har de kunne udfase deres gamle faktura system og samtidigt slippe for løbende udvikling og opdatering af den gamle løsning.

Forbedret cashflow

Kunden har opnået et bedre cashflow ved, at betaling falder samtidigt med køb af ydelsen. Tidligere er der gået 3-4 uger før pengene er gået ind grundet måden den gamle proces foregik på.

Sparet tid

Kunden sparer 1 time om dagen eller det der svarer til 245timer per år. Løsningen er sparet hjem i løbet af første år.